تتجه الشركات من مختلف الأحجام، من الناشئة إلى الكبرى، نحو تبني الانظمة القائمة على السحابة، حيث تعمل الاتصالات السحابية على تغيير كيفية التواصل والتعاون وإدارة الأعمال، وقد ساهمت الحوسبة السحابية في إطلاق ابتكارات في قطاعات متعددة مثل الرعاية الصحية، وإنترنت الأشياء (IoT)، والأجهزة الذكية، والسيارات الذاتية القيادة، وتطبيقات الهواتف، والتعلم الآلي، كما أحدثت الاتصالات السحابية تحولاً جذرياً في مجال اتصالات الأعمال.
سنتناول في هذا المقال الجوانب الرئيسية للاتصالات السحابية وكيف يمكن لخدمات الاتصالات السحابية تبسيط العمليات التجارية ودفع عجلة النجاح.
ما هي الاتصالات السحابية؟
تشير الاتصالات السحابية إلى الاتصالات الصوتية والبيانات القائمة على الإنترنت التي تستخدمها الشركات، حيث تعتمد هذه التقنية على أدوات مستضافة من قبل طرف ثالث في السحابة. يمكن للشركات تقليل تكاليفها عبر إسناد مسؤوليات إدارة الأنظمة من خلال الاعتماد على مزودي خدمات الاتصالات السحابية، مثل: التحويل، والتزويد بالخدمات، وتخزين البيانات، والأمان.
تشير الاتصالات السحابية أيضًا إلى شبكة عالمية من الخوادم البعيدة، والبرمجيات، وقواعد البيانات التي تعمل عليها. تُعرّف الاتصالات السحابية بأنها أي تواصل يتم عبر هذه الشبكة.
تستضيف مزودات الخدمة منصات الاتصالات السحابية، مما يعني أن المستخدمين لا يحتاجون إلى خوادم محلية أو خطوط هاتفية تقليدية، كما يمكنك الوصول إلى المنصة عبر أي جهاز متصل بالإنترنت، والتواصل من خلالها عبر الهاتف، والفيديو، والرسائل، وغيرها.
يتيح هذا النموذج إمكانية تقليل التكاليف العامة، والعمل عن بُعد، وتوسيع نطاق الأعمال بسهولة من خلال إضافة مستخدمين جدد أو الترقية إلى خطة تواصل أعلى.
ما هي قنوات وحلول الاتصال الأساسية المستخدمة في الاتصالات السحابية؟
يُعتبر بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت (VoIP) من التقنيات الأساسية في الاتصالات السحابية، وتستخدمه الشركات الحديثة ومراكز الاتصال بشكل متزايد للمكالمات الواردة والصادرة، حيث إن إعداد أنظمة VoIP أسهل من الخطوط الأرضية، كما أنها توفر ميزات أكثر شمولاً.
أصبح نظام VoIP ضروريًا لفرق العمل الموزعة جغرافيًا، مما يتيح الاتصال السهل والمتكامل ويوفر تجربة عملاء متميزة بغض النظر عن موقع الفريق.
كيف يعمل الاتصال الهاتفي عبر السحابة؟
يقوم مزودو خدمات VoIP بتوجيه المكالمات الهاتفية عن طريق تحويل إشارات الصوت التناظرية إلى حزم بيانات، ثم نقلها عبر اتصال الإنترنت بدلاً من الاعتماد على الخطوط الأرضية أو الشبكات التقليدية، ويتم إعادة تحويل هذه الحزم إلى صوت في الطرف الآخر من المكالمة بشكل فوري.
يمكن للمستخدمين التواصل مع الزملاء والعملاء بضغطة زر عبر أي جهاز متصل بالإنترنت، مثل: الهواتف البرمجية، والحواسيب، والأجهزة اللوحية، أو الهواتف الذكية. يتيح نظام الاتصال الهاتفي عبر السحابة لأصحاب الأعمال إدارة منصة الاتصال أو مركز الاتصال الخاص بهم باستخدام لوحة تحكم عبر الإنترنت، مما يوفر التحكم في الأرقام الهاتفية، وإضافة وحذف المستخدمين، ومراقبة المكالمات، وغيرها.
تشمل الفوائد التي توفرها أنظمة الاتصالات السحابية للشركات ما يلي:
● الفعالية من حيث التكلفة: تخفيض التكاليف المرتبطة بتركيب وصيانة أنظمة الهاتف التقليدية والأجهزة المطلوبة مثل أجهزة الهواتف، والأسلاك، ومعدات مركز الاتصال.
● المرونة الحركية: الوصول إلى وظائف النظام الهاتفي من أي مكان يتوفر فيه اتصال بالإنترنت، ما يسمح للمستخدمين بإجراء المكالمات، والاستماع إلى الرسائل الصوتية، وإرسال الفاكس، أو متابعة نشاط المتصلين في أي وقت ومن أي مكان.
● المرونة: لم يعد يتعين على الموظفين التواجد في المكتب، حيث يمكنهم إجراء واستقبال المكالمات عن بُعد باستخدام الكمبيوتر أو الجهاز المحمول.
● القابلية للتوسع: يمكن أن ينمو نظام الهاتف السحابي مع نمو عملك، مما يتيح إضافة أو إزالة الخطوط حسب الحاجة، وتبسيط التكاليف للمؤسسات الصغيرة التي تنمو.
● زيادة الإنتاجية: تحسن ميزات مثل الاستقبال الآلي، ونظام الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR)، وتحويل المكالمات، وتسجيل المكالمات من إنتاجية الموظفين، وتمكن فرق خدمة العملاء من التواصل بفعالية مع الزملاء، والشركاء التجاريين، والعملاء.
المقسم الهاتفي المستضاف في السحابة (Cloud PBX)
يشير مصطلح PBX إلى "مركز الاتصال الداخلي"، وهو شبكة هاتفية خاصة تقدم ميزات لإدارة المكالمات مثل الانتظار والتحويل.
كان يجب أن يتم تثبيت هذا النظام في مقر المؤسسة، مما يتطلب مساحة للأجهزة وتكاليف عالية للتركيب والصيانة، أما الآن، فيوفر نظام Cloud PBX نفس الخدمة ولكن يُستضاف عن بُعد بواسطة مزود ويُتاح الوصول إليه عبر الإنترنت. مما يعني عدم الحاجة إلى أجهزة باهظة الثمن، بالإضافة إلى الحصول على ميزات متقدمة لإدارة المكالمات، إلى جانب إمكانيات الفيديو والمراسلة.
الخدمات الاتصالات السحابية
-
مؤتمرات الفيديو
مؤتمرات الفيديو هي إحدى وسائل التواصل التي أصبحت ممكنة ومتاحة بفضل تكنولوجيا الاتصالات السحابية، حيث أصبحت الفرق المتنقلة والعمالة عن بُعد سائدة على عكس المكالمات الهاتفية التقليدية، تتيح مكالمات الفيديو للمشاركين التعبير عن أنفسهم بشكل كامل، وتنقل الفيديوهات في الوقت الفعلي جميع التعبيرات والنبرة التي قد توجد في اجتماع شخصي.
علاوة على ذلك، يمكن للفرق التواصل والتعاون من خلال الانضمام إلى الاجتماعات عبر الفيديو أثناء التنقل من أي مكان في العالم، سواء كان فريقك يعمل عن بُعد منذ فترة أو تحولت مؤخرًا إلى هذا الأسلوب من العمل، فإن الاجتماعات عبر الفيديو تحسن التفاعلات الهادفة وتزيد من التفاعل بين الموظفين في الفرق المتنقلة.
-
الرسائل القصيرة ورسائل الأعمال
يتيح النص والمراسلة التجارية للشركات إرسال واستلام الرسائل النصية بين الفرق والعملاء والأقسام باستخدام رقم الهاتف التجاري الخاص بها، وتعد هذه الطريقة من التواصل المفيدة لمشاركة المعلومات بسرعة، دون الحاجة لبدء مكالمة هاتفية أو فيديو.
تقدم حلول الاتصالات السحابية التجارية خدمات الدردشة الجماعية بحيث يمكن للموظفين مناقشة المشاريع والمهام بكفاءة.
علاوة على ذلك، من السهل التبديل بين الدردشة النصية والاجتماع الهاتفي أو المرئي حيث يتم تجميع احتياجات التواصل في مكان واحد.
-
مشاركة الملفات
يوفر تخزين البيانات والمشاركة والنسخ الاحتياطي على السحابة أمانًا أكبر وقدرات تعاون معززة للفرق المتواجدة في نفس المكان أو الفرق المتنقلة. يمكن للفرق الوصول إلى البيانات وموارد المشاريع على الفور عبر قاعدة بيانات محدثة باستمرار.
يُعتبر هذا الأمر مفيدًا بشكل خاص للفرق التي تتعاون عن بُعد والتي قد تكون في مناطق زمنية مختلفة، حيث لا حاجة للاعتماد على سلاسل البريد الإلكتروني غير الفعالة للحصول على الإجابات أو المعلومات اللازمة.
يحسن التخزين السحابي من استمرارية الأعمال، حيث تظل البيانات والملفات محفوظة وآمنة في السحابة، حتى في حال حدوث انقطاع في النظام.
كيف تختار برنامج الاتصالات السحابية المناسب لعملك
الآن بعد أن تعرفت على العديد من الفوائد التي يمكن أن يقدمها برنامج الاتصالات السحابية لشركتك، دعنا نساعدك في التأكد من اختيار البرنامج الأنسب لعملك.
- تحديد احتياجات عملك
إن فهم احتياجات عملك من حيث التواصل الداخلي والخارجي ضروري قبل أختيار برنامج الاتصالات السحابية المناسب لعملك. علي سبيل المثال: كم عدد المستخدمين الذين سيحتاجون إلى الوصول إلى البرنامج؟ هل هناك ميزات أمان معينة مهمة لعملك أو لصناعتك؟ ما هي أنواع الأجهزة التي يحتاج البرنامج إلى التوافق معها؟ - تقييم مقدمي خدمات الاتصالات السحابية الأكثر ملاءمة
بعد إعداد قائمة بكل ما تحتاجه من نظام الاتصالات السحابية، يجب عليك تقييم مقدمي الخدمات المختلفين لمعرفة من يقدم ما تحتاجه بسعر يتناسب مع ميزانيتك.
من المهم أيضًا أخذ بعين الاعتبار ما إذا كان بإمكانك دمج أي حل اتصالات سحابية تفكر فيه مع البرمجيات الحالية التي تستخدمها.
- مراعاة قابلية التوسع لحلول الاتصالات السحابية
يجب اختيار برنامج يمكنه التكيف مع تغير حجم شركتك في المستقبل، قد لا ترغب في التزامك ببرنامج الآن قد يصبح غير مفيد في المستقبل لأنه غير قادر على التوسع مع عملك.
يجب أيضًا أن تتحقق من تجربة المستخدم لأي برنامج تفكر فيه، فلا فائدة من وجود برنامج مزود بميزات رائعة إذا كان موظفوك يواجهون صعوبة في استخدامه أو يستغرقون وقتًا طويلاً للتكيف معه.
- تحليل تنفيذ برنامج الاتصالات السحابية
يجب مراقبة كيفية تفاعل موظفيك مع البرنامج الجديد لضمان أن حل الاتصالات السحابية الذي اخترته يعمل لصالح عملك.
قم بجمع آراء من الأشخاص داخل مؤسستك الذين لديهم تجربة مباشرة في استخدام البرنامج الجديد. سيسمح لك ذلك بتعديل عملياتك على المدى الطويل من خلال تنفيذ التغييرات بناءً على التعليقات التي تتلقاها.
حالات استخدام الاتصالات السحابية
يمكن للشركات الاستفادة من برامج الاتصالات السحابية بطرق متعددة، مثل:
1. العمل عن بُعد
كيف سيعمل الموظفون العاملون عن بُعد بدون برامج الاتصالات السحابية؟ يحتاجون إليها للتواصل مع زملائهم في الوقت الفعلي وأيضًا بشكل غير متزامن.
تجعل الاتصالات السحابية إدارة القوى العاملة عن بُعد أسهل بكثير، فهي تساعد الشركات على توفير المال على المرافق والمعدات، كما تتيح لها توظيف موظفين من أي مكان في العالم.
بالإضافة إلى ذلك، مع تزايد الطلب على خيارات العمل المرنة، يمكن للشركات أن تقدم هذه الميزة للموظفين والمرشحين. يمكن للجميع البقاء على نفس الصفحة وزيادة الإنتاجية أينما ومتى كانوا يعملون وذلك من خلال الاتصالات السحابية،
2. خدمة العملاء
يعلم أي شخص يعمل في مجال خدمة العملاء أهمية امتلاك برنامج مميز يمكن أن يساعد في تقديم تجربة عميل ممتازة تجعل العملاء يرغبون في العودة.
يتيح نظام الاتصالات السحابية للعملاء تقديم خدمة ممتازة بفضل الميزات المتقدمة مثل التوجيه الذكي للمكالمات، وقوائم IVR.
يمكنك إنشاء مركز اتصال متعدد القنوات بحيث يمكن للعملاء الوصول إليك بالطريقة التي يفضلونها. سيكون لدى الموظفين إمكانية الوصول الفوري إلى التفاعلات السابقة وبيانات العملاء، بينما تساعد التحليلات المدمجة في فهم سلوك العملاء.
أقرا ايضا:
كيف تبدأ شركة كول سنتر في عام 2024؟
3. المبيعات وتوليد العملاء المحتملين
تسهم كفاءة الاتصالات السحابية في تحسين عمليات المبيعات، حيث يمكن للموظفين التواصل بسهولة مع العملاء والعملاء المحتملين عبر قنوات متعددة. يمكن للبائعين والمسوقين مشاركة بيانات العملاء القيمة بسهولة واستخدامها لإنشاء حملات فعالة وتحسين المنتجات والخدمات.
ونظراً لأن منصات السحابة يمكن الوصول إليها من أي مكان، فقد لا يحتاج المندوبون إلى التواجد في نفس الغرفة مع العملاء أو العملاء المحتملين أثناء تقديم العرض.
تعد مؤتمرات الفيديو مثالية لعرض المنتجات، وعقد الاجتماعات بين فرق المبيعات في مواقع مختلفة، والتواصل مع العملاء المحتملين من خلال الندوات عبر الإنترنت والفعاليات الافتراضية.
4. تدريب الموظفين
هل تحتاج إلى تدريب موظفين جدد لتمكينهم بسرعة أو تحسين مهارات الموظفين الحاليين؟ قد يكون إعداد جلسات تدريبية عبر منصة اتصالات سحابية هو الحل المثالي، حيث يمكن للموظفين الانضمام من أي موقع (أو مشاهدة التسجيل لاحقًا).
يمكنك تدريب عدد كبير من الموظفين في نفس الوقت في قاعة دراسية افتراضية حيث يمكن للجميع رؤية بعضهم البعض ومشاركة موارد تدريبية مهمة يمكن حفظها للرجوع إليها لاحقًا.
5. التعاون في العمل
يمكنك إنجاز كل ما تحتاجه عبر حل اتصالات سحابية بدلاً من قضاء الوقت والمال في السفر للقاء الشركاء التجاريين. قم بإجراء الاجتماعات عبر الإنترنت، إودارة المشاريع، والعمل معًا في مستند واحد في نفس الوقت.
تعد أدوات التعاون السحابية مثل السبورات الرقمية وغرف النقاش مثالية للعصف الذهني، بينما يساعد مشاركة الشاشة أثناء المكالمات الفيديوية الفرق على تصور الملفات والتعليق عليها معًا.
الختام
تشمل أنظمة الاتصالات السحابية أكثر بكثير من الهاتف السحابي، وPBX المستضاف. إنها طريقة جديدة تمامًا لبناء وتطوير وتوسيع أنظمة اتصالات الأعمال، ومن المرجح أن يتضمن مستقبل الاتصالات السحابية المزيد من التنقل، وفرص تخصيص أفضل، وزيادة في الوظائف التي تتماشى مع التطورات في احتياجات الأعمال.
أقرا ايضا:
لماذا تعتبر سنترالات جراند ستريم UCM الأفضل في السوق؟
كيف يمكن لـ IP PBX تحسين خدمات الاتصالات؟
أنواع السويتشات الشبكية: كيفية اختيار الانسب لك
ترابط نظام CRM مع أنظمة الـ PBX
دليل شامل لتحسين أنظمة الاتصال
كيف تبدأ شركة كول سنتر في عام 2024؟
أنواع كاميرات المراقبة: ما يجب معرفته عن مميزاتها وفوائدها
كيفية تفعيل ميزات الكول سنتر في نظام UCM IP PBX
كيف تحمي جدران الحماية شبكتك من التهديدات؟
حلول الاتصالات الموحدة: سر تحسين الأداء وتقليل التكاليف في الشركات
أفضل 8 نصائح لتحسين أداء الشبكات في بيئة العمل
دليلك الشامل لإنشاء مركز الاتصال الأنسب لأعمالك بشكل احترافي